„Biznesowy bon ton, czyli szumy na linii” to seria felietonów, które publikować będziemy w każdy trzeci piątek miesiąca. Autorką jest Nina Kaczmarek – od zawsze „wolny strzelec” i aktywna kobieta. Praca na etat nigdy nie była jej po drodze. Własne działania, współpraca z innymi, realizowanie wizji, które uprzednio wymyśla są tym, w czym czuje się najlepiej. Swoje doświadczenia biznesowe i pracę z ludźmi obserwuje czujnym okiem i wyciąga wnioski ucząc się, jakich postaw unikać, a jakie są wskazane. Nie będą to żmudne dywagacje o ilości dziurek na sznurówki w butach eleganckiego mężczyzny, ani spory o głębokości dekoltu pani bizneswoman. To będzie wiedza praktyczna, z postaw, zachowań, komunikacji i relacji z drugim człowiekiem na scenie biznesowej, opisana w przystępny dla oka sposób.
Halo, czy e-mail dotarł?
„Ciekawa jestem bardzo; jak często zdarza Wam się nie otrzymywać odpowiedzi na e-mail, którego wysłaliście po umówieniu się na jego wysyłkę? Jeszcze bardziej ciekawi mnie, jak się wtedy czujecie, gdy pomimo ustaleń Wasz adresat ignoruje czas, który mu zaoferowaliście, a na który był on chętny.
Złość? Irytacja? Może poczucie zmarnowanych chwil, które moglibyście skutecznie spożytkować? No właśnie! A ile razy to Wy byliście tym, który nie odpisał na czas lub w ogóle? Dziękuję, nie mam więcej pytań. Mam za to odpowiedzi!
Odpowiedzi są tak różne, jak różne są okoliczności tego, że adresat nie odpowiedział na Twojego e-mail. Czasem nawet mało prawdopodobne. Być może e-mail od Ciebie:
- wylądował w skrzynce ze spamem,
- został zasypany innymi wiadomościami,
- został odebrany w pośpiechu, w niesprzyjających okolicznościach i zapomniany,
- doszedł do innego odbiorcy, bo pomyliłeś litery.
Odpowiedzi bywają też zaskakujące bo mogło się zdarzyć, że Twój e-mail dotarł do adresata, ale ten nie odpowiedział Ci na niego w pełni świadomie. Bardziej nawet pasowałoby „zignorował” wiadomość od Ciebie, bo:
- podczas rozmowy, w której ustaliliście, że wyślesz e-mail nie miał odwagi Ci powiedzieć, że on go nie interesuje,
- oferta, którą mu przedstawiłeś nie zainteresowała go,
- oferta, którą mu przedstawiłeś okazała się dla niego zbyt skomplikowana,
- oferta, którą mu przedstawiłeś okazała się być zbyt droga,
- oferta, którą mu przedstawiłeś była mu potrzebna jedynie do obwąchania Twojego podwórka i porównania do swojej oferty.
Możesz się teraz poczuć lekko zdenerwowany, ale uwierz mi: w dzisiejszym świecie (pod warunkiem, że właściwie wpisałeś adres odbiorcy) nie ma czegoś takiego, jak „e-mail nie dotarł”. Poczta elektroniczna to jedna z najbardziej pewnych i szybkich form komunikacji i tak, jak kiedyś listy odręczne pisało się według kanonów, tak e-mail powinien się trzymać norm dla niego ustalonych.
ZASADA I
Oszczędzaj czas swój i innych. Jeśli temat Cię nie interesuje, jasno powiedz to oferentowi. Po co ma spędzać czas nad tworzeniem wiadomości do nikogo?
ZASADA II
Jeśli dostałeś wiadomość, na której wysyłkę wcześniej przystałeś (może nawet o nią poprosiłeś) a oferta jest inna od Twoich oczekiwań, odpisz krótko: „Dziękuję, jednak nie jestem zainteresowany” W odwrotną stronę sam też wołałbyś wiedzieć, czy dalsza rozmowa i poświęcanie komuś czasu ma sens.
ZASADA III
Jeśli nie potrafisz zwięźle odpisać, bo masz wiele pytań – zadzwoń. Nie znasz numeru telefonu? Zapytaj o niego w e-mail i…. wtedy zadzwoń.
ZASADA IV
Oferta jest za droga? Pomyśl może zechcesz negocjować, a jeśli nie czyt. ZASADA II.
ZASADA V
Nie unikniesz szpiegów w okół siebie, ale po:
- Tylko najlepszych się podgląda i kopiuje.
- Jeśli to Ty jesteś podglądaczem, bądź chociaż kulturalnym podglądaczem i wróć do ZASADY II (znowu!)
PAMIĘTAJ!
Odpowiedź odmowna jest absolutnie naturalna w świecie biznesu. Wymaga jednak odwagi. Cywilnej odwagi. A uwierz nikt nie lubi pracować z tchórzami i sam sobie możesz zamykać drzwi. Świat byłby dużo przyjemniejszy i prostszy, gdyby wszyscy się komunikowali, a nie urywali rozmowy w pół zdania. Zatem w e-mail zawsze się przywitaj, rozwiń swoją myśl i pożegnaj, tak jakbyś rozmawiał z kimś face to face.
Ważne jest też czasowe odpowiadanie na poczcie elektronicznej. Przyjmuje się, że 1 dzień roboczy to czas akceptowany w świecie biznesu. Jeśli wyjeżdżasz ustaw autorespondera, by było wiadomo skąd opóźnienie w odpowiedzi. Może Ci się zdawać, że 1 dzień to mało i ja to rozumiem, jednak w 2 dni robocze powinieneś się uwinąć. Warto byś pamiętał, że każdy z nas ma 24 godziny w dobie i szanując czas innych szanujesz także swój.
O czasie jednak można by dłuuugo pisać 🙂 Ale o tym już przy następnym spotkaniu.”
Z biznesowym pozdrowieniem Nina Kaczmarek
#felieton
#biznes
#biznesfelieton
