Biegam z taczką, jestem zmęczona, ale nic z tego nie mam! Co robię źle???

W przerwie między spotkaniami zajrzałam na chwilę do jednego z centrów handlowych w Szczecinie.  Już na parkingu zauważyłam, że trudno o wolne miejsce parkingowe, a wewnątrz było całkiem sporo ludzi jak na tą porę dnia (południe). Zatrzymałam się i przez krótki moment oddałam się obserwacji.  Zauważyłam, że niektórzy z nich biegną z szaleństwem w oczach i pełnym skupieniem, podczas gdy inni spacerują niespiesznym krokiem, jedząc lody. Sytuacja wydawała się znajoma…, aż za bardzo…

I wtedy zdałam sobie sprawę, że jest to obraz, który spotykam w projektach. Niektórzy członkowie zespołu pracują ze spokojem i uporządkowaniem, podczas gdy inni „biegają z taczkami”, których nawet nie zdążyli załadować i wciąż są w niedoczasie. Częstą sytuacją jest spiętrzenie terminów i pracy oraz paraliż zadaniowy – dochodzimy do ściany, kiedy już doba nie chce być dłuższa, a długotrwałe „taczkowanie” doprowadziło członków zespołu lub nawet lidera do wyczerpania.

Doświadczenie projektowe pokazuje, że powodów jest kilka, ale wśród najczęstszych wymienić można:

1. Niewystarczające planowanie działań lub brak planowania w ogóle – to sytuacja, w której nie poświęcamy czasu na zrozumienie zakresu projektu i jego celu, a od razu rzucamy się w wir pracy. Skutek jest taki, że praca nie ma celu, realizujemy wiele zadań na raz, często w nieuporządkowany sposób, a na koniec tygodnia nie jesteśmy w stanie stwierdzić dokąd dotarliśmy.
2. Brak podziału projektu na zadania, którymi można zarządzać – skoro nie znamy zakresu lub nie jesteśmy w stanie jasno określić zadań, to trudno nam projektem zarządzać. Podział całości zakresu na mniejsze części – zadania, najlepiej o ograniczonym czasie trwania od 8h do maksymalnie 10 dni, pozwala nam lepiej zorganizować pracę i doprowadzać sprawy do końca.
3. Brak dostępu do zasobów – trudno się zarządza zadaniami, kiedy musimy wszystko zrobić sami. Dla każdego z nas doba ma wciąż tyle samo godzin i trzeba w niej znaleźć czas na sen, regenerację, rodzinę i pracę. Warto więc delegować zadania, ale aby to robić skutecznie, trzeba mieć dostęp do zasobów – członków zespołu o odpowiedniej wiedzy i kompetencjach oraz dostępnych czasowo, to znaczy dysponujących wolnymi mocami wtedy, gdy są nam potrzebni.
4. Prokrastynacja, czyli odwlekanie działania w czasie, strata czasu na działania nieefektywne zamiast na te, które faktycznie doprowadzają nas do celu. W tym kontekście warto pamiętać o planowaniu zadań i ich realizacji (czyli podejmowaniu działania) wtedy, gdy nadchodzi czas na dane zadanie, a nie odwlekanie ich aż do deadlinu.

Text: Małgorzata Gajewska – Project Manager, Audytor CIA, Trener